湖南省大中型水库移民安置档案管理办法

湖南省大中型水库移民安置档案管理办法

第一章  总则

第一条 为规范全省大中型水库建设移民安置工作档案（以下简称移民安置档案）管理行为，发挥移民安置档案在移民安置工作和社会稳定中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》、《水利水电工程移民档案管理办法》（档发〔2012〕4号，以下简称档发〔2012〕4号文件）及《湖南省大中型水库移民安置工作管理办法》（湘政办发〔2014〕88号）等有关规定，结合我省工作实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于全省行政区域内大中型水库建设（以下简称水库建设）移民安置档案管理工作。

第三条  移民安置档案是指水库建设移民安置前期工作、实施工作和验收工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

移民安置档案是查证移民安置管理、工程项目维护以及移民合法权益保障有关事项的基本依据。

第四条  移民安置档案管理作为移民安置工作的重要组成部分,须与移民安置工作同部署、同实施、同检查、同验收。

第五条 各级移民主管部门要建立健全移民安置档案管理制度，配备专人管理。有移民安置任务的乡（镇）人民政府（以下简称乡镇）要有专（兼）职人员负责移民安置档案工作，并提高移民安置纸质档案与电子档案同步管理的水平，实现档案管理的现代化。

第二章  管理与职责

第六条 移民安置档案管理工作实行“统一领导、分级管理、县为基础、水库建设项目法人（以下简称项目法人）参与”的原则。

（一）各级移民主管部门负责本行政区域内移民安置档案工作的管理、监督，并推行移民安置档案管理数字化建设和技术标准，做好本级移民安置档案收集归档和利用保管工作。

（二）项目法人和移民安置规划设计（以下简称规划设计）、移民安置监督评估等单位负责收集、整理、归档本单位参与移民安置工作所形成的移民安置档案资料。

（三）各级移民主管部门及与移民安置工作有关单位的移民安置档案管理工作，接受同级档案行政管理部门的指导和监督。

第七条  参与移民安置工作的有关单位应建立健全移民安置档案收集、整理、保管、移交、鉴定、利用、销毁和保密等规章制度，并实行岗位责任制。

第八条   参与移民安置工作的相关行业主管部门要根据工作职责及相关规定，加强对移民安置档案管理工作的指导、服务与监督，督促有关单位履行各自档案管理的义务，并按规定向移民主管部门或其他部门移交相关档案资料。

第九条  各级移民主管部门要定期组织移民安置档案管理人员进行业务培训，使其具备相应的专业知识并不断提高业务能力。

第三章    分类与归档

第十条  全省移民安置档案实行统一编码，各级移民主管部门的移民安置档案均应标识为HNYM，以水库为单位建档，分项整理立卷。移民安置档案包括移民安置文书档案、移民安置规划设计档案、移民安置分户档案、移民安置工程项目建设档案、建设征地补偿和移民安置资金（以下简称淹没补偿费）会计档案，以及非纸质文件资料等。

第十一条  移民安置文书档案是指相关行政主管部门和有关单位在贯彻和制定移民安置政策、组织实施移民安置工作中形成的管理性文件资料。移民安置文书档案由各级移民主管部门和有关部门、单位按照各自职责和《机关档案工作业务建设规范》（国档发〔1987〕27号）要求，进行立卷归档。其立卷分类如下： 

（一） 依据有关法规政策和经审定的移民安置规划设计文件制定的移民安置工作政策标准、管理制度等；

（二） 移民安置规划设计成果的论证、审查（审核）、审批（核准）意见等；

（三） 移民安置工作的有关协议、项目资金年度计划、工作总结、会议记录（纪要）、工作简报等；   

（四） 移民安置工作的有关通知、请示、报告等；

（五） 移民安置工作稽察形成的有关文字资料；

（六） 淹没补偿费拨付、使用管理和审计等工作形成的文字资料。

第十二条  移民安置规划设计成果档案是指规划设计单位在移民安置工作中形成的各种专业技术资料。其立卷归档工作依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）的规定进行。其立卷分类如下：

（一）建设征地移民实物调查细则及工作大纲、实物调查报告；

（二）移民安置规划大纲、移民安置规划、移民安置规划调整报告；

（三）建设征地区地类地形图及界桩测设成果；

 （四）地质勘察设计成果和资料。

第十三条  移民安置户档案是指水库建设对农村移民、城集镇移民和行政、企事业单位进行实物指标调查、补偿补助和生产生活安置等过程中形成的文本和音像资料。

移民安置户的档案应当依据实物指标调查成果和移民户财产补偿补助兑付情况，按户整理立卷。其立卷分类如下：

（一）实物指标调查签名确认凭证；

（二）移民搬迁安置协议、生产安置协议、补偿户卡和销号凭据；

（三）移民安置前后的房屋产权、土地和山林使用权证等证明性材料、移民安置前后的住房图片；

（四）移民家庭成员的相关资料等。

外迁移民迁出前有关档案资料由迁出地县（市、区）移民主管部门收集，其复制件交由迁入地县（市、区）移民主管部门保存；迁出后形成的有关档案资料由迁入地县（市、区）移民主管部门收集，并将复制件交由迁出地县（市、区）移民主管部门保存。

第十四条  移民安置工程项目建设档案是指水库建设淹没影响需对农村移民生产开发、移民集中安置点基础设施建设、城集镇基础设施建设、移民专业项目复改建、库区防护工程建设等项目建设过程中形成的文字资料。移民安置工程项目建设档案由项目建设单位按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）和相关行业的有关规定进行立卷归档。其立卷分类如下：

（一）单项移民工程项目设计文件及变更设计文件和批复文件等资料；

（二）招投标文件及有关协议等资料；

（三）竣工决算审计和验收等相关资料。

第十五条  淹没补偿费会计档案是指有关部门和单位在拨付、使用管理淹没补偿费的过程中所形成的会计核算专业资料。淹没补偿费会计档案由管理和拨付、使用淹没补偿费的有关部门和单位依据财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）和《会计档案卷格式》（DA/T39-2008）进行立卷归档。其立卷分类如下：

（一）会计原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证资料；

（二）会计总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿资料；

（三）财务年度报告、包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告等会计核算专业资料。

第十六条  移民安置过程中形成的非纸质文件资料，包括移民安置工作中形成的声像、实物档案和电子档案。

声像和实物档案按接收的顺序排列、编号，编制单位提供的目录及所附文字说明应一并归档。有关移民户的淹没实物和反映其搬迁安置前后的生产、生活状况的影像资料应归入其分户档案。

照片资料按《照片档案管理规范》（GB／T11821—2002）整理。

电子档案应按《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）的有关规定整理，存入光盘、磁盘等载体中保存。有纸质档案的电子文档应标注纸质档案所保存的位置。

声像、电子档案由各形成单位收集、整理和保管，其中电子档案要制作备份后，向地方国家综合档案馆移交。实物档案经办人应在获得实物后三个月内向本单位移交。

第十七条  移民安置档案收集整理和分类归档工作应维护档案资料原貌，保持档案资料之间的有机联系和成套性特点，以便于保管和利用。

第十八条  移民安置工作的文件资料归档，应当完整、准确、真实。档案封面及目录应书写工整，严禁使用圆珠笔、红墨水、铅笔书写或签署文件。所用载体材料应质量优良、经久耐用。

第十九条  归档的纸质文件资料应为原件，且字迹工整、印制清晰、签章完备、日期等标识完整。无法获取原件用复制件归档的，应标明所保存原件的单位名称。以上文档同步制成电子文档的，其载有原件档案收藏单位印章标记或者其法定代表人签名的档案复制件，具有与档案原件同等效力。

第四章  验收与移交

第二十条  移民安置档案验收是移民安置工作验收的重要内容。移民安置竣工验收应对移民安置档案验收内容作出相应安排。移民安置档案验收的意见和结论（见附件1）须见诸于移民安置竣工验收的自验、初验和终验报告之中。

移民安置档案验收不合格的，不得通过移民安置竣工验收。

第二十一条  规划设计、移民安置综合监理（以下简称综合监理）、移民安置监测评估（以下简称监测评估）等单位产生的档案资料，由各自单位负责在移民安置档案验收前完成归档工作，并纳入验收范围。

移民安置档案通过验收后三个月内，规划设计、综合监理、监测评估等单位应将各自负责的移民安置档案按规定全部移交给县（市、区）移民主管部门和项目法人，交接双方应认真履行交接手续。

第二十二条  移民安置档案属于国家所有。移民安置档案应按以下要求分别移交有管理权限的档案管理机构。

（一）有移民安置任务的乡（镇）人民政府形成和接收的移民安置档案，应自移民安置任务完成后三个月内移交县（市、区）移民主管部门；

（二）市（州）、县（市、区）移民主管部门形成和接收的移民安置档案，应自档案形成之日起满十年即移交同级国家综合档案馆；

（三）省水库移民开发管理局（以下简称省移民局）形成和接收的移民安置档案，应自档案形成之日起满十五年即移交省级国家综合档案馆。

第二十三条  移民安置档案移交时，交接双方经手人、负责人应认真核对目录与实物，并在交接清单上签名、加盖单位公章。

第五章  利用与保管

第二十四条  各级移民主管部门要依托信息资源共享平台，按规定及时披露移民安置档案中应予公开的有关信息。

第二十五条  移民安置档案按有关规定提供查询。查阅人须填写查阅登记表。查阅人一般不得将资料原件带出档案室（馆）。特殊情况需要外借的，须经主管领导签字同意，并办理登记手续，所借阅的档案资料须在3个工作日内归还。确需延期借阅的，须办理续借手续。

第二十六条  移民安置档案利用人对所查询、借阅、复制的档案负有安全、保密责任，不得泄漏、污损、涂改、勾画、拆散、抽换、遗失档案，严禁将档案资料擅自带出保管地点或转借他人。

第二十七条  移民安置档案的保管期限分为永久、30年、10年。档案资料保管期限的具体界定，依据档发〔2012〕4号文件规定及本办法《大中型水库移民安置归档范围与保管期限对照表》（见附件2）所列明细确定。

第二十八条  移民安置档案保管单位应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。档案鉴定应在本单位综合部门负责人的主持下，由同级档案行政管理部门工作人员和本单位专（兼）职人员组成鉴定小组共同进行，并提出鉴定报告。确无保存价值的档案应登记造册，经分管领导批准后销毁。销毁档案，应到国家指定场所进行监销，并由2名监销人员在销毁清册上签字。销毁清册应归入本单位文书档案永久保存。未经鉴定和批准程序，不得擅自销毁任何档案。

第六章  考核与追责

第二十九条  各级移民主管部门应将移民安置档案管理工作纳入绩效评估体系，对先进单位和个人给予表彰。

第三十条  有下列行为之一的，由县级以上移民主管部门 提请有关部门根据情节轻重和危害程度，对直接责任和有关责任者给予行政处分，涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

（一）将应归档的移民安置工作文件资料据为己有，拒绝归档；

（二）不按规定及时移交移民安置档案； 

（三）损毁、丢失或擅自销毁移民安置档案； 

（四）涂改、伪造移民安置档案；

（五）违反保密规定擅自抄录、对外提供或公布密级移民安置档案；

（六）玩忽职守，造成移民安置档案损失。

第七章  附则

第三十一条  全省小型水库移民安置档案管理工作可参照本办法执行。

第三十二条  本办法由湖南省水库移民开发管理局负责解释。

第三十三条  本办法自公布之日起施行。

附件1

水库移民安置档案验收情况表

验收单位签章（负责人）：                     经办人签字：                   验收时间：