各物业服务人：
为进一步规范赫山区物业服务管理，提升物业服务水平，维护业主和物业使用人的合法权益，根据《湖南省物业管理条例》《赫山区物业管理实施办法》等文件规定，现就物业服务合同备案有关事项通知如下：
一、物业服务合同备案范围
（一）建设单位按照前期物业管理规定通过公开招标、协议选聘等方式选聘前期物业服务人，与物业服务人签订的前期物业服务合同（住宅、工业类项目）。
（二）物业服务人与业主委员会（物管会）续签的物业服务合同（住宅、工业类项目）。
二、物业服务合同备案资料
物业服务人应当在物业服务合同签订之日起30日内，持以下资料到街道办事处或乡镇人民政府、区住房和城乡建设部门申请物业服务合同备案。
（一）物业服务人与建设单位签订的前期物业服务合同备案，应提供以下资料：
1.前期物业服务合同备案表；
2.营业执照扫描件、法人身份证扫描件、授权委托书、经办人身份证扫描件；
3.规划审批总平图或划分物业管理区域证明扫描件；
4.前期物业服务合同扫描件；
5.临时管理规约扫描件；
6.前期物业服务中标通知书扫描件；
7.从业人员资格证扫描件（项目经理证、电工证、会计证、保安证、消防设施操作员证）；
8.项目情况信息表、项目执证从业人员信息表；
（二）物业服务人与业委会（物管会）签订的物业服务合同备案，应提交以下资料：
1.物业服务合同备案表 ；
2.营业执照扫描件、法人身份证扫描件、授权委托书、经办人身份证扫描件；
3.物业服务合同扫描件；
4.物业承接查验协议；
5.管理规约扫描件；
6.从业人员资格证扫描件（项目经理证、电工证、会计证、保安证、消防设施操作员证）；
7. 业主大会选聘（续聘）物业服务人的表决结果或业主委员会（物管会）选聘（续聘）物业服务人的决议；
8.项目基本情况信息表、项目执证从业人员信息表；
以上所有材料加盖单位公章，并提交相应原件审核并收扫描件；
三、物业服务合同备案时限
按照法律法规的规定，物业服务人所签订的物业服务合同实行备案管理制度，应当自签订服务合同之日起30日内，完成合同备案手续。
备案后每年3月、4月份，物业服务人持项目基本情况信息表及执证从业人员信息表到物业管理行政主管部门重新进行信息确认。
四、相关工作要求
（一）物业服务合同期满前90日，物业服务人应当及时与项目委托方商定合同续签事宜。合同期满后，物业服务人继续提供物业服务的，应当及时签订服务合同。
（二）物业服务人在签订物业服务合同时，物业服务合同应严谨、规范、合法，包含法律法规规定的必备条款。不仅要对物业服务范围、物业服务内容、服务标准、收费标准、物业服务用房、专项维修资金的管理与使用、合同期限以及双方的权利义务、违约责任等内容作出明确约定，还要对物业服务人在有关业主、物业使用人的人身、财产安全防范方面的义务和责任作出约定。
（三）物业服务人已签订的物业服务合同中，如存在违反法律法规规定的约定事项，物业服务人应与合同签订方及时的进行更正。
（四）物业服务合同有关事项及项目经理人发生变更，物业服务人应当在变更之日起15日内到物业管理行政主管部门申请变更。
（五）本通知施行前已签订物业服务合同（含前期）且未办理备案手续的，物业服务人应当自施行之日起30日内到物业管理行政主管部门补办备案手续。未按规定办理物业服务合同备案的，物业管理行政主管部门依法给予处理，并作为不良行为记入信用档案。
（七）本通知自印发之日起施行。
益阳市赫山区住房和城乡建设局
2026年2月13日